Virtual onboarding and remote working under Covid-19 in the U.S.
本文發表於時代基金會。
我在新型冠狀肺炎(2019-nCov)疫情肆虐的四月時加入了現在的公司 — — CVS Health，至今也在CVS作為資料科學家（Data Scientist）工作將近七個月。我將分享遠端加入公司與工作的心得，希望對於目前在轉換公司或是考慮尋覓新工作機會的朋友帶來一些幫助。
Setting up your expectation
遠端加入新的公司絕非一件易事，我建議你要做好期待與心理準備。我在開始上班的前一週收到公司寄來的電腦，對於如何開啟與使用則是毫無頭緒，也不知道要如何設定VPN、辦公軟體、密碼等，我看著好幾組不同的員工ID，極端地困惑與無助。對於新上班的員工來說，耗時幾個小時與IT講電話，只為了搞懂如何設定電腦，確實非常挫折與沮喪，畢竟若是在過去實體上班的狀況下，絕對是一件五分鐘便能解決的事。然而，遠端onboarding是無法有如此待遇，設定電腦只是第一步，後面的訓練與熟悉業務與專案，才是更困難的挑戰。
訓練的部分，我和帶領我的同事每一天都會有30分鐘check-in，他講解著公司的資料庫、經常使用的程式語言軟體、醫療衛生產業知識、甚至是團隊與公司架構等，都是藉由遠端會議來完成。我個人並非特別偏好使用影像會議或是電話來溝通，也因此花費了更多時間詢問與確定瞭解同事的意思，也有許多時候就是因為完全沒有相關產業的背景知識，因此需要自行搜尋與閱讀投影片等方式去熟悉公司營運與資料的面貌。
是故，我建議在肺炎疫情期間找尋或轉換工作，你必須要調整好心態，遠端加入新公司和實體加入完全不同，訓練與上工的過程將會有許多「單打獨鬥」的狀況，例如你必須自己特別去聯絡IT或是HR部門才能拿到你想要的東西，或是因為無法實體見面而導致的溝通不良等問題，都會經常發生。不過，各公司因應疫情會有不同措施，在拿到offer以後積極詢問公司疫情期間相關onboarding與訓練的過程，讓自己做好心理準備。
Communication is key
溝通在遠端工作環境下是最重要的環節，必須要有良好的溝通方式，才能夠順利與同事一同工作、合作。我會建議要主動溝通，若有不清楚或不確定的地方，一定要主動詢問與確認，確定自己了解上司或同事的意思，進而做出正確的決策。我的個性非常直來直往，若有不懂的部分我會立刻提出，也花了許多時間在熟悉與瞭解團隊使用的各種名詞與縮稱，我也因而向團隊提出創建Wiki，整理條列專有名詞，確保未來溝通能夠更順暢。
此外，我也建議與團隊溝通自己的職涯目標。我加入後三個月正逢年中評鑑，但是因為我剛加入，所以沒有正式的評鑑；因此，上司幫我搜集了同事的回饋與意見，並且討論公司所給出的幾個評鑑面向，來討論我過去幾個月的表現，而我也列出約10個本年度目標，例如我想要完成幾個專案、了解公司商業營運與利潤、或是學會與運用哪些模型等，並和上司與同事討論這些目標是否可行，或者是否跟我未來的職涯目標相符等，都是需要反覆溝通與協調才能夠完成。當你溝通與設定好目標後，能夠有更明確的方向去努力，才不會因為沒有實體地和團隊工作讓自己亂了方寸，確保遠端工作更有效率與目標明確。
Building relationship while working remotely
遠端工作時要和團隊建立良好的關係也是相當重要的，但是建立的過程並不簡單，尤其加上疫情期間都是在家工作，時常感到非常孤獨，且和從沒見過面的同事與團隊一起工作，會有種自己該不會在和AI機器人工作的幻覺。我認為這些都是很正常的，自己在家工作、盯著電腦，會感到和團隊分離，沒有團隊的歸屬感。因此，我也在和上司與同事溝通的過程中提出這個問題，尤其因為我又是新加入的成員，一位同事都沒有見過的情況下，建立良好關係更加困難，而這裡所指的關係不只包含專業上的關係，而是超越專業去真正暸解同事與上司身為「人」的經驗，如他們的興趣、嗜好、重視什麼等，是基於認識「人」的前提上去建立關係，對我而言這是非常重要的，因為我不想要像和機器工作那般地和我的團隊工作，因此我建議團隊能夠有team-bonding時間，例如Happy hour或是玩遊戲，讓對話不只限於工作，而能夠真正建立人與人之間的關係，如我們大組有固定週五的30分鐘遊戲時間，或是小組也有兩週一次的會議，讓大家一起玩遊戲或是閱讀文獻、分享，藉由不同的方式來促進彼此之間的認識與關係，也會讓團隊更有向心力與歸屬感，進而增加效率與促進溝通。
Solving conflict with mutual feedback
我認為雙向或多向討論溝通是相當重要的。在和團隊工作時，因為上司做了一件冒犯我的微歧視（microaggression）事件，因此造成我工作上非常大的壓力與負擔。我建議，當遇到類似這種事時，需要讓上司或是同事知道你被冒犯，適當溝通與提出你的看法，讓事情能得到解決。美國的職場環境是比較平等的，上司與下屬之間沒有高低之分，有任何意見都應該要積極提出來，才能夠有改變的機會，我也佩服當時勇敢的自己，並沒有吞下這口氣，而是反映想法給上司並表達不受尊重，我上司也因此道歉並承諾會加以改進，我也有看到他試圖改善的努力，因而讓彼此的合作更加順暢。我鼓勵在職場上遇到不公平的對待，都應該要提出，甚至應該要通知公司倫理委員會或人資部門舉報、留下證據，才能夠保護自己。遇到這種事情，挫折與沮喪是非常正常的，如同我當初也懷疑自己是不是做得不好，但是檢討受害者並無法解決問題，如果意識到是歧視等自己無法控制的問題，在自己能夠承受的範圍以內，試著反抗與溝通。我認為，加入一間公司不僅是公司給予工作機會，更經常是我們在選擇公司；同理，團隊之間更不是上司施捨工作，而應該平等地一起合作，是否能夠尊重彼此就更是衡量公司與團隊好壞的標準。但當然，如果衡量後認為自己無法反映意見或是舉報，也是自己的決定，只要無愧於心即可。
Conclusion
在15年時幸運地進入時代基金會實習，第一次有機會接觸業界經驗與實際與支援不同新創團隊，和基金會同仁學習如何從最簡單的Office Suite開始一點一滴累積良好的溝通技巧、如何呈現乾淨利落的投影片與表格、練習團隊合作、瞭解不同產業動向與趨勢等扎實的訓練，讓自己能夠在適應不同產業與工作之間游刃有餘。此外，基金會提供強大的人脈網絡，即便想要轉換跑道，或是人在國外需要朋友依靠，都能藉由基金會的網絡認識許多有才華的朋友，對我而言，也是很棒的學習機會。
我分享了幾點遠端工作以來的心得，遠端加入公司與工作對我而言是個困難的挑戰，但是目前也因為能積極溝通，讓工作的環境與過程更加友善與順暢，也應用在時代時學到的技能，讓自己更進入狀況。希望我的心得能提供想要找工作或是已經在遠端工作的讀者參考。
